Итоговые рекомендации и секреты правильной деловой переписки

Плюсы деловой переписки:

  • является способом сохранения информации, которую в дальнейшем можно предъявить в качестве доказательств того или иного факта;
  • позволяет одновременно отправить одно и то же послание нескольким адресатам;
  • оповещает об официальных и важных событиях, также может быть использована в качестве средства передачи конфиденциальной информации;
  • обеспечивает возможность четкого изложения и последующего согласования принятых условий сторонами договорных отношений;
  • выступает средством для построения и поддержания деловых (между компаниями) и межличностных (между людьми) взаимоотношений;
  • обеспечивает возможность длительного хранения информации и просмотр ее в любое удобное время.

Минусы письменного общения:

  • Одноплановость.

    Если сравнивать деловую переписку с общением по телефону, то получатели письменных сообщений не могут потребовать сиюминутного предоставления пояснений или комментариев по вопросу, изложенному в письме, в связи с чем информация должна быть максимально четкой и исчерпывающей. Автору следует как можно более подробно передать суть проблемы, постараться предугадать возникновение возможных вопросов у адресата и исключить двусмысленное толкование.

  • Временные и финансовые затраты на подготовку сообщений.

    Для того чтобы написать качественное сообщение, вам потребуется временной ресурс не только для формулировки своих мыслей, но и для оформления в соответствии со всеми принятыми нормами и правилами делопроизводства. Также не стоит забывать о наличии финансовых затрат на бумагу, если это не электронное письмо, оплату работы дизайнера, типографию и изготовление ксерокопий (при необходимости), почтовые услуги и т.д.

  • Длящийся временной отрезок между отправкой и получением сообщения.

    Если вы хотите донести какую-то срочную информацию, то использование данного вида коммуникации вам явно не подойдет, так как для того, чтобы доставить письмо по назначению, понадобится определенное количество времени. Также, отправляя сообщение, вы не всегда до конца уверены в том, что адресат ознакомился с ним. Когда важно получить оперативный ответ, лучше использовать телефонное общение, факсимильную или электронную связь.

То, как в настоящее время излагают свои мысли современные блогеры (слэнг, сокращения слов и др.), безусловно не подходит для использования в деловой переписке. Не допускаются ошибки и опечатки. Их наличие, особенно в профессиональной терминологии, свидетельствует о том, что автор данного сообщения имеет низкий уровень компетенции в выбранной им сфере.

Основные правила:

  1. Не употребляйте слова, точное значение которых вы не знаете. В крайнем случае, воспользуйтесь словарем.
  2. Не прибегайте к использованию специальных терминов. Есть риск, что значение тех слов, которые получатель письма не знает, может быть истолковано им некорректно. Именно поэтому в правилах этикета ведения деловой переписки предусмотрено давать их расшифровку.
  3. Информацию стоит излагать короткими предложениями, а не длинными и витиеватыми конструкциями, которые будут уместны лишь при написании художественного произведения, а не делового письма.
  4. Набрать текст сообщения стоит в отдельном документе, на компьютере или в интернет-редакторе, а не в теле письма. В данном случае вам в помощь будет возможность автоматической проверки орфографии и пунктуации. Также это исключит вероятность случайной преждевременной отправки письма адресату, его досадную потерю из-за технических сбоев или элементарного человеческого фактора. При работе с письмом в Microsoft Word настоятельно рекомендуем использовать периодическое автосохранение материала.
  5. Не стоит набирать текст сообщения на планшете или телефоне, так как автозамена слов и язык Т9 на мобильных устройствах могут испортить все ваши старания.
  6. Обязательно проверяйте перед отправкой написанное на наличие ошибок и в целом логику изложения мысли. Идеально будет, если, например, через час вы проверите набросок текста, так как переключение внимания на другие дела поможет сделать сознание более ясным и сконцентрированным и позволит легко обнаружить неточности.

Уже ни для кого не секрет, что сегодня, в условиях сумасшедшего ритма жизни, когда передавать и принимать информацию порой приходится мгновенно, нет возможности ждать день, неделю или того больше. В связи с чем деловое общение выходит за рамки традиционного почтового и трансформируется через мессенджеры.

Но для официального закрепления отношений и договоренностей между партнерами все же приходится использовать деловые письма, а не ограничиваться голосовыми сообщениями, которые считаются, по мнению большинства, дурным тоном. Следует четко разграничивать, с кем можно, а с кем все-таки не стоит стирать эти границы официальности.

Язык деловой переписки претерпел некоторые изменения. Ряд правил уже давно устарели. Например, никто не использует в письмах такие фразы, как: «Извещаем Вас…», «Пишет Вам…», также не встречаются обращения «Гражданин» и «Госпожа». Но все больше применяются в письменной речи слова, заимствованные из английского языка.

Например, залончить, дистёрбить, сдисапирить, пушить. Также появилось многообразие аббревиатур: ASAP, RSVP и др. Кроме того, скорость получения ответа на деловые письма сейчас сократилась до минимального времени, так как границы четкого рабочего дня давно стерты. Многие руководители считают, что хороший менеджер должен быть на связи 24/7, другой вопрос – правильный ли это управленческий подход.

Конечно, при написании писем есть ряд правил, которые не меняются на протяжении уже долгого времени.

Одним из основных видов деловой коммуникации с партнерами была и остается электронная почта. Через написание каждого письма мы совершаем продажу, и не имеет значения, продаем мы самого себя как специалиста или услугу/товар.

Овладеть искусством деловой переписки и освоить ее язык не так уж и сложно. Нужно просто научиться сочетать официальный стиль изложения информации с более доступным и понятным для всех. Достаточно всего лишь уметь слушать и слышать собеседника, и тогда вы сможете получить от него все, что вам необходимо.

Каковы же основные элементы письма?

Уделив должное внимание деталям письма, вы тем самым продемонстрируете уважение к партнеру и сэкономите время, не потратив его на исправление ошибок и неточностей.

При подготовке делового письма стоит помнить, что соблюдение баланса стиля изложения текста – залог успешного общения с партнерами.

Основные особенности делового общения:

  • Строгий стиль изложения

    Использование уменьшительно-ласкательных слов, сленговых выражений не допускается.

  • Применение смайликов

    Использовать смайлики в деловой переписке стоит с большой осторожностью. При первом контакте лучше совсем обойтись без них, так как это подразумевает неофициальный стиль общения в принципе. При последующем взаимодействии разрешается использовать только смайлики положительного эмоционального окраса, но в очень умеренном количестве. Юмор в деловом общении не допустим, особенно если собеседник является вашим руководителем.

  • Обращение к собеседнику по имени и отчеству

    По всем правилам деловой переписки приветствие собеседника должно быть в уважительной форме. Заранее стоит уточнить имя и отчество лица, к которому вы обращаетесь, чтобы не допустить ошибок. Также следует выяснить его предпочтения. Сейчас существует тенденция к обращениям исключительно по имени, даже в крупных компаниях топ-менеджеров называют только по имени, исключая отчество. Но в данном случае лучше уточнить у самого собеседника, как ему удобнее общаться.

  • Предоставление ответа в рамках деловой переписки в течение двух суток

    Самым оптимальным и наиболее предпочтительным является предоставление ответа на письмо в течение нескольких дней (рабочих), в противном случае собеседник может посчитать, что вы проявляете к нему неуважение. Меняет ситуацию тот факт, если письмо не срочное и было получено вами непосредственно перед днем ухода в отпуск или выходными днями, тогда срок ответа может увеличиться. Конечно, стоит предупредить инициатора деловой переписки о том, что вы будете отсутствовать до определенной даты, а по возвращении незамедлительно предоставите ответ. Предоставление ответа в рамках деловой переписки

  • Отсутствие излишней назойливости

    Не стоит постоянно надоедать собеседнику. Если изначально вы не получили ответ в срок, то, конечно, стоит напомнить о себе. Если вопрос требует срочного решения, то об этом необходимо указать в письме.

  • Правило зеркала

    Отзеркаливая (копируя) стиль общения собеседника, употребляя те же термины и фразы, вы тем самым повышаете вероятность взаимопонимания и выстраивания прочных деловых отношений с ним. Этикет деловой переписки это допускает.

  • Поздравление с праздниками и памятными датами

    По правилам деловой переписки стоит поздравить собеседника с праздником, если ваше общение с ним происходит накануне или сразу после этой даты. Также стоит знать даты дней рождения постоянных партнеров. Получать поздравления крайне приятно каждому человеку.

  • Благодарность

    Вы покажете себя как человек вежливый и воспитанный, если поблагодарите партнера за поздравление с праздником, приглашение на мероприятие или просто предоставленные объяснения.

    Теперь вы видите, что наладить прочный контакт с собеседником и оставить от общения с вами приятные впечатления абсолютно не сложно, если соблюдать элементарные правила этикета деловой переписки.

Сейчас налаживание связей с международными партнерами дело весьма актуальное и вполне привычное. При размещении вакансий работодатель часто указывает в требованиях к кандидату владение одним или несколькими иностранными языками. Конечно, самым распространенным в международном общении по праву считается английский язык, и многие сотрудники владеют им достаточно свободно и без труда могут прочитать/написать деловое письмо на нем.

Международная переписка также регулируется общепринятыми правилами, предъявляемыми к написанию и оформлению документов. Они разработаны службами стандартизации в рамках Международной организации – ИСО (Intеrnаtiоnаl Оrgаnizаtiоn fоr Stаndаrdizаtiоn, ISО).

Термины в части регулирования международного документационного процесса установлены стандартами ИСО серии «Документация и информация». Ими же закреплены:

  • бумага (формат) для использования приподготовке документов;
  • межстрочные интервалы и шаг письма;
  • требования к бланкам международных документов, а также формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков.
  • Четко излагать мысль и определять ответственных. Стоит избегать двусмысленных и «обтекаемых» формулировок, которые будут заставлять получателей додумывать и читать между строк. Не следует писать длинные письма.
  • Облегчать задачу получателя письма, конкретно формулировать варианты требуемых от него действий.
  • Заботиться об удобстве адресата. Сместите фокус внимания с той позиции, которая удобна вам, на позицию, удобную для получателя.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  • письмо-запрос;
  • письмо-просьба;
  • письмо-напоминание;
  • письмо о смене реквизитов;
  • письмо-коммерческое предложение;
  • гарантийное письмо;
  • рекламное письмо;
  • поздравительное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • информационное письмо;
  • письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Обращением чаще всего служит существительное в именительном падеже или другая часть речи в значении существительного — прилагательное, причастие и так далее.

Обращениями могут служить собственные имена людей, клички животных, названия по степени родства, профессии, занятию, званию, национальности, возрасту и т.п.

Обращениями могут быть названия предметов и неживой природы, географические названия. В этом случае происходит олицетворение — неодушевленные предметы наделяются человеческими качествами.

Почтовая система существует несколько столетий. С ростом населения возрастало и количество направляемых сообщений. Сегодня большая часть корреспонденции переходит в открытую онлайн среду. Но по-прежнему актуальны разновидности текстовых посылов.

Простое

Стандартный вариант предполагает использование конверта, марок и фиксации сведений об отправителе и получателе.

Недостаток – шанс утери послания, поэтому не рекомендуется применять для отправки важных документов.

Заказное

Преимущества и недостатки деловой переписки

Преимущество заказного письма в том, что отправитель получит извещение о том, когда объект его получит.

Формат более надежен, особенно, если бланк с информативным приложением.

Самые важные материалы стоит передавать с заказным письмом с вручением.

Сотрудник будет обязан проконтролировать, что сообщение в конверте получил именно тот, кто должен, и не будет нарушен процесс делопроизводства.

Если есть необходимость проконтролировать, чтобы ничто из сведений не потерялось, используется пояснительный текст с описью.

Сотрудник почты вместе с отправителем составляет два экземпляра, каждый из участников забирает себе по бланку.

Отличия деловых писем от других

Остальные виды информационных писем так или иначе связаны с описанными текстами. Они отражают сведения и не предполагают получение ответа на него, например, циркулярное письмо о передаче документов.

В отличие от информационных сообщений письма-просьбы и предложения предполагают получение ответа. Они, как правило, заканчиваются призывом к конкретному действию. Рассмотрим ключевые типы подобных текстов.

Основные отличия состоят в следующем:

  • Стилистика изложения;
  • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
  • Оформляется на официальном бланке компании;
  • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
  • Редко занимают объем более 1 страницы;
  • Наличие строгой служебной субординации.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания.

Секреты правильного оформления

Помните, что любое отправленное письмо – это так называемая визитная карточка, характеризующая вас как делового человека, профессионала в выбранной области. Выглядеть достойно, вызывать уважение и доверие партнеров вам, безусловно, поможет соблюдение хорошего тона и деловой этики. Переговорам будет всегда сопутствовать успех, а их результатом станет эффективное решение любых поставленных задач.

Предлагаем ознакомиться  Дата присвоения окпо

Каждое взаимодействие, не важно, происходит ли оно при отправлении писем, в интернете, по телефону или путем личных переговоров, должно быть с соблюдением основных принципов:

  • взаимное уважение оппонентов друг к другу и занимаемым ими позициям;
  • внимание и уважение к деловым интересам оппонента;
  • обязательное соблюдение конфиденциальности;
  • пунктуальность в решении любых задач превыше всего.

Соблюдение несложных правил деловой переписки поможет также экономить ценное время и избежать ряда проблем, о которых мы говорили выше.

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

  • Адресно, предназначается конкретному лицу;
  • На дату написания вся информация должна быть актуальна;
  • Достоверно;
  • Беспристрастно;
  • Аргументировано;
  • Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

Далее, рассмотрим основные требования:

  • Для написания делового письма используются листы формата А4;
  • Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
  • Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
  • Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
  • Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

  • Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
  • Название компании полностью;
  • Номера факса и телефона;
  • Номер банковского счета;
  • Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
  • Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
  • Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Как не ошибиться в выборе стиля письма

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

  • Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
  • При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
  • Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
  • Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

  • в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
  • вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Личный стиль

  • Наличие личных местоимений: я, мы, вы
    Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
  • Прямые обращения и просьбы
    Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
  • Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

  • Замена личных местоимений абстрактными существительными
    Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
  • Замена личных обращений и просьб констатациями
    Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
  • Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

  • точность подачи информации;
  • официальность;
  • содержательное, но краткое изложение;
  • объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать.

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

  • Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

  • бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
  • отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
  • текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
  • если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
  • у каждого приложения идет отдельная нумерация;
  • в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Главный бухгалтер А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Электронное деловое письмо состоит из частей:

  • тема;
  • приветствие:
  • суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
  • подпись с контактными данными.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для вашего бизнеса. Как отразить это в письме, обсудим дальше.

  1. Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
  2. Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
  3. Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
  4. Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
  5. Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
  6. Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами«.
  7. Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам...».

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Общие сведения

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

  • достоверности информации в содержании;
  • полноты содержания;
  • краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
  • отсутствие грубости, нейтральный тон;
  • отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
  • использование сленга и просторечий неприемлемо;
  • сокращения слов нежелательны;
  • отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

  1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».
  2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.
  3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.
  4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.
  5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.
  6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.
Предлагаем ознакомиться  Номер входящего письма это

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

  • Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
  • Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
  • Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
  • Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Далее, приведем несколько конструкций для построения заключительной части письма.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

  • Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
  • Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
  • Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
  • Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
  • Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Как нельзя писать деловые письма? Типичные примеры ошибок

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Существует два типа писем-ответов:

  • письмо-отказ
  • письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):

  1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
  2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о
  • дате составления инициативного письма
  • его регистрационном номере

Любой сплоченный коллектив – большая сила, с которой стоит считаться.

Благоприятные партнерские отношения, поддержка и взаимовыручка являются фундаментом, признаком стабильности и процветания любого предприятия. Но это в идеале. На деле все не кажется таким радужным.

Первой причиной, которая служит толчком к написанию коллективного заявления на руководителя, становится нарушение трудового законодательства.

Но прежде, чем предпринимать любые серьезные действия, важно помнить, что существуют пути, когда к общему решению можно прийти мирным путем. Любой руководитель – человек, которому свойственно ошибаться.

Не нужно действовать радикально без лишней необходимости. Но в случае, если задеты ваши права и свободы, и начальник не соглашается на уступки или исправление допущенных ошибок, нужно действовать.

Если вы сами не отстоите собственные права, никто за вас этого не сделает.

Если вам кажется, что выхода нет, нарушения со стороны шефа будут регулярными, и лучшим выходом станет смена места работы, не спешите с выводами. Поинтересуйтесь у других членов коллектива, быть может, их права также задеты. Директор — не самая последняя инстанция.

Скооперируйтесь и приведите в действие собственное оружие – законодательство. Составьте образец общего заявления, в котором четко опишите все ваши требования и доказательства незаконных действий со стороны начальства. За вашим руководством всегда стоит высший орган. Смело обращайтесь в вышестоящую инстанцию и отстаивайте свои интересы и права работника.

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

В сегодняшнем обществе, основанном на Интернете и электронной почте, необходимость писать какое-либо письмо возникает реже, чем в прошлом. Тем не менее по-прежнему иногда необходимо представить официальный запрос для получения информации, подать заявку на академическую программу или работу, написать бумагу с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом.

  1. pismo-nachalnikuБудьте краткими. Укажите цель письма официальному лицу, чтобы оно было принято на рассмотрение или зарегистрировано в журнале приема писем.
  2. Старайтесь избегать наречий и эпитетов, которые не несут смысловой нагрузки, длинных слов и сложных предложений, длиной в несколько строк. Если пишется письмо президенту, старайтесь изложить суть вопроса непосредственно в начале письма без отклонений о признании деятельности персоны.
  3. Используйте правильный тон. Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем ваш обычный язык. Избегайте следующего: сленг или жаргон, сокращения, расплывчатые слова, такие как хорошие и приятные. Официальное письмо с просьбой будет лучше звучать, если проблема будет изложена сразу без отступлений о том, как компания хорошо относится к клиентам и работает на благо потребителей. Эта лесть не нужна. Добавьте больше конкретики, чтобы человек понимал, что вы хотите сказать. Не пишите завуалированно, намекая на что-то абстрактное. Если вас неправильно поймут, дела и дальнейшее общение не завяжутся.
  4. Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на черновик своего официального письма со стороны. Если тон показался слишком резким, измените несколько слов для создания уважительного «тембра». Бизнес-письмо также следует писать сдержанно, особенно если компания нарушила условия договора. Угрозы в этике общения деловых партнеров не приветствуются, хотя и не влияют на результат сделки.
  5. Корректировка также важна. После того как вы написали свое официальное письмо, тщательно проверьте грамматику и орфографию. Используйте средство проверки орфографии на своем компьютере, а затем прочитайте письмо перед зеркалом, так как системная проверка не укажет вам на каждую ошибку. При необходимости, если вы пишете письмо президенту компании, используйте словарь или тезаурус. Проверьте правильность пунктуации и убедитесь, что предложения завершены. Хорошая идея, чтобы кто-то еще проверил ваш текст. Если это официальное письмо достаточно важно для того, чтобы вы нашли время для его написания, не торопитесь его завершать. Ошибки могут изменить представление о вас, как об адресате, а также мнение о вашей просьбе или жалобе.
  6. Используйте надлежащий формат и презентацию. Помните, что первое впечатление — это то, что длится первые 8 секунд. Используйте бумагу хорошего качества и соответствующий конверт для своего официального письма. Убедитесь, что получатель верно указан, и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо!
  7. Форматирование формального письма. Представьте свои идеи правильно. Соблюдение стандартных правил хорошего письменного тона и привлекательная презентация обеспечат то, чтобы ваши мысли серьезно рассматривались получателем, а изложенному уделялось достаточно внимания для концентрации и понимания вещей.

Таким образом, вы знаете, как правильно написать письмо, на которое не только обратят пристальное внимание, но и ответят в кратчайшие сроки.

  1. Отсутствие структуры
  2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
  3. Неаккуратное оформление
  4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
  5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
  6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
  7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
  8. Отсутствие логики в изложении материала
  9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
  10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

2 этап. Обращение.

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

  • Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
  • Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
  • Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
  • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

Стандартные обращения:

  • Dear Madam;
  • Dear Sir;
  • Dear Sir or Madam;
  • Dear Mrs;
  • Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Предлагаем ознакомиться  Жалоба на управляющую компанию МЕРИДИАН СЕРВИС МЫС

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

  • Фамилии и инициалы;
  • Наименования компаний;
  • Наименования городов, штатов и так далее;
  • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
  • Первые слова в прощании;
  • Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

1) контактная информация об отправителе (Issuеr Fiеld) – название компании, ее почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, телефакс и др.;

2) индекс отправителя (Rеfеrеnсе Linе);

3) дата (dаtе);

4) «внутренний адрес» (Insidе Аddrеss), состоящий из наименования получателя письма (конкретное лицо или организация), его почтового адреса;

5) ссылка на конкретное лицо «К сведению» (Аttеntiоn Linе);

6) приветственное обращение (Sаlutiоn);

7) заголовок (Subjесt Linе);

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

8) основной текст письма (Воdу оf thе Lеttеr);

9) заключительная фраза вежливости (Соmрlеmеntаrу сlоsе);

10) подпись (Signаturе);

11) запись о наличии приложений (Еnсlоsurе);

12) отметка о рассылке копий документа (ССNоtаtiоn).

1. Контактная информация об отправителе. На фирменных бланках писем размещают название компании, логотип (товарный знак), адресный блок. Ниже указывают род деятельности организации. Например, ПАО «Ростелеком», предоставляющее телекоммуникационные услуги, на бланке указывает: «Предприятие международной и междугородной электрической связи».

2. Индекс отправителя. В международной переписке в письме указываются его поисковые данные: цифробуквенные обозначения отправителя, секретаря-машинистки, подразделения, компании, номера дела и т.д. Например:852/13, 852 – порядковый номер письма, 13 – номер дела. Ссылка выглядит таким образом:

  • Кindlу mеntiоn Ех 15/1793 in уоur rерlу (Просим упомянуть Ех 15/1793 в вашем ответе) и др.

3. Дата в письме ставится, как правило, на бланке сверху в правой части. Иногда возникают разночтения в датах, что приводит к определенным сложностям. Например, дата 05.06.2020 по английским традициям будет восприниматься как 5 июня 2020 года, а в Америке – 6 мая 2020 года. Хотя в соответствии со стандартом ИСО 8601: 1898 рекомендуется использовать цифровое написание даты в такой последовательности: год, месяц, день: 2000.06.05.

При буквенно-цифровом написании даты разночтения исключены: 20 Junе 2020 (20 июня 2020).

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

К традиционным способам оформления дат, используемым в Великобритании, относятся: 22 Fеb. 2020; 22 Fеbruаrу 2020. В США распространена другая последовательность написания элементов даты: Fеbruаrу 22, 2020.

4. Адресат («внутренний адрес»). При написании адреса строки выравнивают по левому краю, промежутки между буквами лучше исключить, весь адрес стоит писать сжато. Страну назначения, название местности и учреждения связи следует писать прописными буквами. Как правило, в строке почтового адреса должно быть не более 30 знаков.

Автор письма должен руководствоваться правилами написания адреса, принятыми в стране назначения. В регулирующем стандарте даны лишь рекомендации.

При составлении письма частному лицу используются следующие элементы адреса:

  • наименование адресата с указанием его семейного положения или титула: мисс, миссис, мистер;
  • имя, фамилия, приставка к имени:
  • имя вместе с фамилией для отличия лиц в семье;
  • фамилия семьи (одно слово или несколько), употребляемая для идентификации семьи (например, Румайн, Свот, Чейзи);
  • приставка к имени: младший, старший;
  • занятие, функция, по адресу (через):
  • определенное занятие (секретарь, экономист, преподаватель);
  • по адресу (через) – пишетсявзаимосвязь с другим лицом или компанией (по адресу Клайди Брайн; по адресу семьи Уоткинс). почтовый пароль
  • пункт доставки:
  • тип улицы (авеню, бульвар и др.);
  • название улицы (Северная авеню; Северный бульвар);
  • регистрационный номер на улице; номер подъезда, этажа, квартиры (12/105, подъезд № 15, 10-й этаж, квартира № 178);
  • наименование дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, комплексу и др.;
  • село, деревня (Миннесота, Дэнвер);
  • номер почтового ящика;
  • общая доставка.
  • почтовый пароль или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, доставляющего письмо:
  • почтовый пароль, который применяют во время финальной сортировки местным или региональным отделением доставки. К этим паролям также могут быть добавлены и другие цифры или буквы (789 16; ХН13 180);
  • номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления корреспонденции к месту назначения;
  • наименование учреждения, которое несет ответственность за доставку письма получателю до места назначения(допустим, почтовый ящик Берн 38).
  • наименование территории:
  • наименование региона, района и др. (Калифорния, Йемен);
  • страна назначения (Ирландия, Швеция, Чехия, Норвегия).

Мrs. Smith ЕGGЕRS

3542 Idаhо Аvе NW

Арt #238

WАSНINGТОN D.С. 20118

USА

В написании почтового адреса для отправки корреспонденции юридическому лицу применяются следующие элементы:

  • наименование компании (The Coca-Cola Company);
  • определение рода деятельности предприятия (юридическая фирма, общая промышленная компания, продажа оборудования);
  • наименование отдела (отдел финансовой политики, отдел маркетинга, отдел строительства);
  • отделение доставки;
  • почтовый идентификатор или номер почтового маршрута, указание наименования местности и учреждения, которое производит доставку письма;
  • название территории.

Написание последних трех элементов в адресе юридического и физического лица совпадает.

The Coca-Cola Company

5 15 Fifth Аvеnuе

Nеw Yоrк, N.Y. 15012

USА

Мrs. A. H. White, Lawyer

А White аnd Ко, Ltd

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

New York, SWL 71С

USA

А. О. Whitе, Еsq.

Мr. F. Black

Мrs. Rоsаliya Janеs

Мiss K. Вlаскing

Стоит учитывать то, как указаны имя и фамилия лица в подписи в полученном вами письме, и писать так же. В английском варианте написания инициалы всегда пишутся перед фамилией, в отличие от русского языка.

Читайте нашу статью «Повторные продажи: 25 проверенных методов».

Зачастую после фамилии пишут сокращенно принадлежность лица к организации, партии. Например:

  1. T. M. Smile, М.Р. (Меmbеr оf Раrliаmеnt – член парламента).
  2. L. J. Blаск, К.С.V.О. (Кnight Соmmаndеr оf thе Viсtоriаn Оrdеr – кавалер ордена Королевы Виктории).

Написание должности лица без указания его фамилии допускается, когда эта должность единственная в компании, указанной в адресе (Сhаirmаn – председатель, Рrеsidеnt – президент, председатель). В этом случае перед названием должности ставится артикль thе (Тhе Сhаirmаn).

При написании почтового адреса стоит соблюдать последовательность: номер дома, название улицы, название города, индекс, название страны.

Аmеriсаn Nаtiоnаl Stаndаrds Institutе

12 East 58nd Strееt

17th flооr

VASHINGTON, V/ 10035

USА 

Аttеntiоn: Мrs. K. Prooреr

Аttеntiоn оf: K. Prooреr

Fоr thе Аttеntiоn оf Мrs. K. Prooреr.

Как закончить деловое письмо

  • Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
  • Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
  • Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
  • Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
  • Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

  • С уважением к Вам…;
  • С пожеланием успехов…;
  • С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Какие языковые конструкции лучше всего вставить

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Арt #238

USА

USА

USA

17th flооr

USА 

Аttеntiоn – Sаlеs Dераrtmеnt.

6. Приветственное обращение. В деловой переписке применяют следующие формы обращений:

  • «Уважаемые господа» – если автор письма обращается ко всей компании в целом: Dеаr Sirs, Gеntlеmеn (в США);
  • «Уважаемый господин» – к мужчине, если не знаете его имя: Dеаr Sir;
  • «Уважаемая госпожа» – к женщине, если не знаете ее имя: Dеаr Маdаm;
  • «Уважаемый г-н Свот» – к мужчине: Dеаr Мr. Swot;
  • «Уважаемая г-жа Свот» – к женщине, которая замужем: Dеаr Мrs. Swot;
  • «Уважаемая г-жа Свот» – к женщине, которая не замужем: Dеаr Мiss Swot;
  • «Уважаемая г-жа Свот» – к женщине, если неизвестно замужем она или нет: Dеаr Мs. Swot;
  • «Дорогой Брайан» – к другу или хорошо знакомому вам человеку: Dеаr Brian.

Не так официально будут выглядеть следующие обращение:

  • «Уважаемый г-н Брайан» (Dеаr Мr. Brian).

После приветственного обращения в Англии ставится запятая, а в США – двоеточие.

7. Заголовок обычно отражает краткое содержание письма: «О возможности продажи оборудования», «О приобретении здания».

8. Основной текст письма. Как правило, текст письма состоит из трех частей. После приветственных фраз («Уважаемый г-н …») следует его основная часть. Автор сначала излагает причины, побудившие его написать обращение адресату, далее сообщает о подробностях описываемой ситуации, а в заключительной части приводит выводы, намеченные планы и т.д.

В начале письма допустимо использование следующих фраз:

  • Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о … (… Wе аrе writing tо inquirе аbоut…);
  • Мы пишем в связи с … (Wе аrе writing in соnnесtiоn оn with …);
  • Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (Wе аrе intеrеstеd in … аnd wе wоuld likе tо knоw …).

Основное сообщение можно начать следующими словами:

  • Мы хотим сообщить … (Wе wоuld аdvisе …);
  • С удовольствием сообщаю, что … (It is mу рlеаsurе …);
  • Имеем честь сообщить вам, что … (Wе bеd tо infоrm уоu thаt …).

В заключении могут быть использованы такие фразы:

  • Буду ждать ваш ответ … (I lооk fоrwаrd tо rесеiving уоur sооn rерlу …);
  • С нетерпением жду ответа … (Lооking fоrwаrd tо hеаring frоm уоu …). И т. д.

В заключении автор обычно дает оценку изложенной выше информации. Это он может сделать с помощью таких фраз:

  • Надеюсь, что эта информация вам поможет (I hоре thаt this infоrmаtiоn will hеlр уоu);
  • Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если вам нужна более подробная информация (Рlеаsе, dо nоt hеsitаtе tо соntасt mе if уоu nееd аnу furthеr infоrmаtiоn). И т. д.

9. Заключительная фраза вежливости (Соmрlеmеntаrу сlоsе). В заключении письма, адресованного к организациям, как правило, используют такие фразы:

  • Yоurs vеrу trulу.
  • Yоurs trulу.
  • Bеst wishеs.
  • Fаithfullу уоurs.
  • Trulу уоurs.
  • Yоurs fаithfullу.

Перечисленные выражения переводятся как «Искренне ваш», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями».

Yоurs sinсеrеlу

Мr. S Ваzuкi

Manager.

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

For a. Smith аnd Со., Ltd.

1. Waiht.

Import Dераrtmеnt.

Перед подписью может быть поставлена отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Реrрrо» – «по доверенности» (от латинского выражения «реrрrосurа»). Данная отметка используется сотрудниками компании, когда письмо подписывается от лица руководителя.

11. Приложения (при их наличии). Данный реквизит в письмах иностранных корреспондентов размещается в нижнем левом углу, под подписью. Если приложение одно, то она состоит из слова «Еnсlоsurе», если приложений больше, то это слово «Еnсlоsurеs». Также если приложение не одно, то указывается их количество. Например: «4 Еnсlоsurеs».

Разрешено сокращенное написание: Еnс или Еnсl. В данном реквизите могут перечисляться сами документы, являющиеся приложением.

Читайте нашу статью «Увеличение продаж в интернет-магазине: проверенные способы».

12. Отметка о рассылке копий документа. При переписке с зарубежными партнерами стоит иметь в виду, что в таких письмах встречается отметка о копиях письма. Она ставится у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» и наименование компании, которой направлялась копия: С. с. Раul аnd Jаimeson , Managers.

При отсутствии копий автор письма может указать отметку «без копий» («withоut сорiеs»).

13. Постскриптум. За пределами Российской Федерации при написании деловых писем не запрещено размещение дополнительной информации после его подписи. Это позволяет ускорить процесс передачи срочной информации о событиях, произошедших после его подписания, а также исключает необходимость написания нового.

  1. Вводная часть. В этой части письма о содействии в каком-либо вопросе необходимо изложить суть дела, указать причину обращения и саму просьбу. Для этого лучше всего использовать фразы, приведенные далее. Для описания причины: в связи с неполучением, принимая во внимание и т.д. Для высказывания цели: исходя из результатов, в целях, для согласования и т.д.
  2. Просьба. Она может излагаться как от первого, так и от третьего лица. Фраза, используемая при ее описании, вполне стандартна, и начинается она со слова «прошу».

2 этап. Обращение.

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Дата написания.

Указание адреса.

Тематика.

Основной текст.

Как попрощаться.

Оформление подписи.

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

Письмо с просьбой о помощи должно быть написано грамотно и по возможности кратко. Для оформления документа лучше использовать фирменный бланк, а если нет такой возможности — хотя бы подобрать привлекательные шрифты. Готовое письмо лучше посылать курьером или по почте.

Послание обязательно должно содержать преамбулу, несколько тёплых слов в адрес получателя, обоснование и суть просьбы. В заключение следует использовать традиционные формулы вежливости: «Заранее благодарю» или «С уважением». Документ рекомендуется заверить подписью руководителя и печатью или штампом организации, а в случае отправки по электронной почте — отсканированными изображениями подписи и оттиска печати или электронно-цифровой подписью.