Законодательные основы

Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

  • официально предложить внести поправки в план работы;
  • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
  • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
  • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

Сразу выложим все карты на стол: законодательно для служебных и докладных бумаг никаких норм не прописано. Да, докладная упоминается в ОКУД, но только как средство проинформировать руководителя о факте нарушения трудовой дисциплины.

В то же время служебная записка – территория полной неизвестности. Тем не менее, она упоминается в различных нормативных актах и из этого можно сделать вывод, что такой вид служебной переписки имеет место быть.

Что такое служебная записка

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

  1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
  2. Наименование официальной бумаги.
  3. Дата написания и номер.
  4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
  5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
  6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Часто текст записки начинается со слов “Довожу до вашего сведения…”, после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

  • описание основной проблемы;
  • просьба;
  • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

Чем отличается служебная записка от докладной

С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись. Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.

Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

  • шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
  • наименование документа;
  • дата написания и порядковый номер;
  • описание ситуации, просьба;
  • Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.
Предлагаем ознакомиться  Увольнение за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей

После этого надо передать документ секретарю и убедиться, что он зарегистрирован как входящая корреспонденция.

Документация, завершившаяся делопроизводством, размещается в архиве. Служебные записки хранят вместе с другими документами, накопившимися в процессе деятельности компании – актами, переписками, заявками на выдачу пропусков. Согласно приказу министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.

Служебная записка является информационно-справочной документацией. Этот вид коммуникаций обычно используют в крупных компаниях, где передача информации в устной форме может привести к потере времени. При оформлении бумаги следует придерживаться делового стиля и ориентироваться на форму, установленную ГОСТом.

Это может быть начальник отдела либо управления – да кто угодно. В тексте описывается некая проблема, которая требует незамедлительного решения. Могут излагаться причины, приведшие к настоящему состоянию дел. В конце предлагаются способы разрешения данной ситуации.

Надо сказать, что данную записку можно отослать не только на имя руководителя. Она также направляется в вышестоящую организацию. Скажем, от филиала в головной офис. Главный принцип докладной записки «снизу – вверх» все равно будет соблюден.

Каких-либо четких временных рамок, в течение которых должны быть предприняты действия в ответ на докладную записку, не существует. Тем не менее, минимальный срок начинается от 10 дней и может быть продлен на несколько месяцев: все зависит от сложностей, с которыми придется столкнуться ответчику при реагировании.

Чем отличается служебная записка от докладной

Предприятие или организация – это организм, состоящий из нескольких органов: отделов, управлений, заводов, цехов. Когда все налажено, как швейцарские часы, они взаимодействуют между собой строго по инструкциям и формулярам. Однако в силу различных причин (материально-технического, организационного, информационного или хозяйственного характера) возникает необходимость во взаимодействии нескольких отдельных структурных подразделений.

Именно для этих целей и существуют служебные записки.

Хотя она и не имеет законодательных норм и нигде практически не упоминается, но в современных реалиях применяется почти везде, где численность отделов превышает десяток человек.

Ответить на поступивший документ можно не сразу: законодательно сроки ответа нигде не оговорены, однако их может установить сам работодатель. В любом случае, сроки должны быть разумны и не откладываться в долгий ящик.

Ответ начинают с обращения типа «в ответ на вашу просьбу сообщаю, что…» или с чего-то похожего. Как правило, вместо заголовка пишется пояснение «В ответ на служебную записку №…. от 01.09.2019».

Если организация – это большой организм, тогда докладные и служебные записки – это его кровь и плоть, основа документооборота, но преследуют они разные цели.

Чем больше организация – тем больше бумажной волокиты. На достаточно крупных предприятиях количество ежедневной служебной корреспонденции может идти на несколько тысяч и проконтролировать ее поток довольно сложно.

С этой целью сейчас усиленно внедряется система электронного документооборота, которая значительно облегчает работу подразделений. Он может быть как полностью автоматизирован (без бумажного носителя), так и частично – в этом случае бумажный оригинал остается у отправителя, а к адресату отправляется его электронный аналог. Каждая организация решает данный вопрос сугубо в частном порядке.

Небольшая фирма с численностью сотрудников до десяти человек может ограничиться одной лишь бухгалтерской книгой, а возникающие вопросы решать устно либо с глазу на глаз. Другое дело, если число сотрудников идет на сотни: здесь уже придется вводить документооборот, как способ защиты сотрудников и руководства от произвола.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.

Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.

Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:

  • о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
  • доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
  • сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
  • и так далее.

Особенности оформления записки (с образцами)

Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.

Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.

Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.

В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:

  • для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
  • предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
  • предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
  • информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
  • доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
  • выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.
Предлагаем ознакомиться  Покупка квартиры после развода – как оформить, чтобы не потерять половину

Главному врачуСемейный медицинский центр «Альянс»Молотягину В.И.от инженера по охране трудаТимофеевой И.И.06.12.2019

Чем отличается служебная записка от докладной

Докладная записка 

Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.

Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек.

Инженер по охране труда (подпись) И. И.Тимофеева

В зависимости от целей взаимодействия, адресата, кому направлены сообщения, докладные бывают:

  • внешними ­– когда информируют вышестоящие организации;
  • внутренними – поданными на имя руководителя организации.

Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:

  • информационные, доводящие определенные сведения до начальства;
  • отчетные, для сообщений результатов на определенных этапах деятельности;
  • инициативные, когда работники вносят свои предложения.

Главному врачу Центральной городской больницы г. КалугаМалышеву И. И.инженер по охране труда Волков Н.И.

 Докладная записка 

Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:

  • по охране труда на рабочих местах;
  • соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
  • техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
  • организации и производства работ повышенной опасности.

По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:

  • «Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г. Тореза – амбулаторию № 7;
  • «Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;
  • «Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну. 

19.04.2019 г. 

Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева

Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе.

«Шапка» документа заполняется всегда по аналогии.

Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.

Чем отличается служебная записка от докладной

«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.

Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.

Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности. 

Заведующий гаражом (подпись) Данилов И.В.»

«Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.

18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было.

Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт.

Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н. П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.

Чем отличается служебная записка от докладной

Старшая медсестра (подпись) Р.П. Гречкина»

Образец докладной записки

Обычно докладная записка начинается со слов “Довожу до Вашего сведения”, но это необязательное требование

Чаще всего взаимоотношения «сотрудник – начальник» подчиняются устному принципу: «сделай то, принеси это». Редко, но руководитель может письменно изложить свои соображения на бумаге и уже официально обязать сотрудника выполнить какое-то задание.

А что же сам работник? Ведь может случиться такая ситуация, когда ему также нужно будет официально проинформировать своего руководителя о чем-либо: довести свою точку зрения до начальства, если случился конфликт с коллегами, не согласен с позицией или решениями руководства, возможно, как-то улучшить производственный процесс с помощью определенных нововведений.

И хотя считается, что докладная – это лишняя волокита и никому не нужная бумажка, в действительности она может послужить защитой или подстраховкой для своего составителя.

Докладная бумага может классифицироваться по той цели, какую она преследует.

Таблица 1. Виды докладных.

Наименование

Назначение

Инициативная

Ее составляют, чтобы заставить своего адресата принять какое-то решение по нужному делу, с этой целью в тексте документа излагаются обстоятельства и факты, вносятся предложения, рекомендации или выводы.

Информационная

Как уже ясно из названия, доводит до сведения руководства информацию о том, как выполняется работа – то есть саму методику. Составляется оно на регулярной основе.

Отчетная

Доводит до руководства, что завершен определенный этап работы, выполнено задание или указание начальства.

Однако, помимо классификации по назначению, докладные записки могут быть разделены по адресату.

Предлагаем ознакомиться  Работа в горнодобывающей промышленности австралии

Внутренняя записка

Ее примерная структура такова:

  1. Название организации.
  2. Что это, собственно, за документ – докладная записка.
  3. Дата; если есть, то регистрационный номер.
  4. На чье имя пишется докладная записка – его адресат.
  5. Заголовок, который кратко описывает, о чем будет документ.
  6. Сам текст.
  7. В конце написавший ставит подпись и указывает свою должность – ведь это не анонимка.

Внешняя записка

Вот ее примерная структура:

  1. Название организации-отправителя.
  2. Документ другой организацииОбозначение, что это за документ – докладная записка.
  3. Дата.
  4. Почтовый индекс.
  5. Место составления.
  6. Адресат.
  7. Заголовок, который освещает содержание документа.
  8. Сам текст.
  9. Подпись руководителя организации.
  10. Фамилия исполнителя (то есть докладная составляется сотрудником, а заверяется подписью начальника).
  11. Номер телефона исполнителя.

Как грамотно составить

Для того, чтобы оформить служебную записку, нужно в её тексте употребить следующие реквизиты:

  1. В начале текста принято указывать, от кого и кому предназначается эта служебная записка. При этом должность и фамилия получателя документа пишутся в дательном падеже.
  2. Указывают наименование документа. В данном случае речь идёт о служебной записке.
  3. Далее нужно отметить дату, номер и место оформления этого документа.
  4. Теперь нужно сформулировать тему записки.
  5. Далее должен следовать текст данного документа. Обычно здесь сначала излагаются факты, которые имеют отношение к делу. Затем формулируется просьба к адресату служебной записки.
  6. В конце текста документа должна быть указана должность его автора, подпись и её расшифровка.

В электронном виде служебная записка составляется по таким же правилам, как и бумажная. Однако, небольшая разница всё же существует. Поскольку данный документ фактически представляет собой электронное письмо, в нём нет необходимости указывать адресат обращения внутри текста.

Например, в строке «кому» можно указать фамилию, имя и отчество получателя, а в «тема» его должность и подразделение. Кроме этого, в большинстве случаев при отправлении письма есть возможность вставлять подпись в автоматическом режиме.

При отправке электронного письма рекомендуется запрашивать подтверждение того, что данное письмо было получено адресатом. Это важно для того, чтобы впоследствии можно было бы подтвердить факт отправки.

По умолчанию, докладная должна писаться в единственном числе от первого лица. Это означает, что в тексте должны быть выражения типа «довожу до Вашего сведения», «предлагаю», «прошу» и тому подобные.

Чем отличается служебная записка от докладной

Сама докладная подразделяется на составные 3 части:

  1. В первой озвучивается проблема и обстоятельства, которые к ней привели.
  2. Во второй части, которая, к слову, не обязательна, ситуация анализируется и приводятся возможные решения.
  3. Последняя часть докладной записки содержит конкретные предложения по решению проблемы.

Служебная записка чаще всего содержит какую-либо просьбу или конкретное предложение и поддерживает производственную связь по горизонтали. То есть это означает, что ее может составить практически любой сотрудник или начальник отдела, но главное, чтобы он адресовал ее равному себе по должности.

Составляется служебка ровно так же, как и докладная:

  1. Наименование организации.
  2. Дата и регистрационный номер.
  3. Составление документаАдресат (их может быть несколько: все зависит от тематики проблемы).
  4. Заголовок.
  5. Сам текст бумаги.
  6. Если есть приложения, то указываются, на скольких листах и какого характера (схема, акт и тому подобное).
  7. Подпись составителя (если служебка направляется конкретному сотруднику) или руководителя (если документ направлен в другое структурное подразделение организации).
  8. В последнем случае указывается еще и составитель и его номер телефона.

Как составить: правила оформления

Датой оформления докладной считается день, когда ее отправили внешнему адресату, а если он находится в том же структурном подразделении – то дата составления. Пишется дата арабскими цифрами. Регистрационный номер проставляется рядом с датой.

Название документа пишется по центру строки прописными заглавными буквами.

Чтобы правильно составить заголовок, нужно помнить, что он должен отвечать на вопрос: «О чем записка?», то есть начинаться с предлога о/об.

Если в качестве приложения к докладной идет пакет документов: акты, заявления, схемы и тому подобное – то они указываются до подписи отправителя.

Внутреннюю докладную подписывает сам составитель, а внешнюю – начальник подразделения. Если докладная внутренняя, но предназначена для начальника чуть повыше, ее также подписывает руководитель написавшего сотрудника.

Бывает, что докладная может растянуться на несколько листов. В этом случае каждая страница нумеруется.

Апофеозом докладной будет считаться тот момент, когда адресат напишет на ней свою резолюцию. В этом случае он уже обязан предпринять какие-то действия.

Регистрация в организации

Зарегистрировать служебную можно как в месте отправления, так и в месте получения. Нередки случаи, когда полученная служебка имеет два номера: присвоенный отправителем и внутренний, который ему присвоил уже адресат.

в каких случаях нужна записка?

Служебная записка регистрируется в специальном журнале произвольной формы, куда записывается его порядковый номер, дата, заголовок, адресат.