Как удержать из зарплаты подотчетную сумму

Средства подотчет выдаются сотруднику либо на основании его заявления, либо на основании распоряжения руководителя компании.

В документе-основании должно быть отражено распоряжение руководителя о сроке, на который выдается подотчет. В течение трех дней после истечения этого срока сотрудник должен сдать авансовый отчет вместе с документами, которые подтверждают произведенные расходы.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Если работник в течение срока, на который получил средства, их не потратил, то он должен их немедленно вернуть организации.

Если сотрудник не возвращает подотчет, у компании есть один месяц для того, чтобы удержать его из зарплаты. Такой порядок прописан в статье 137 ТК РФ.

Для того чтобы произвести удержание, руководитель компании должен издать распорядительный документ (приказ). С приказом сотрудника необходимо ознакомить и получить его согласие на удержание в письменной форме.

Невозвращенные средства, согласно плану счетов бухучета, относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». С дальнейшим отражением либо погашения из заработной платы, либо отнесения на прочие расходы с персоналом при невозможности удержания.

Удержание из зарплаты подотчетных сумм проводки.

Операция Дебет Кредит
Отражения отнесения на недостачи и потери не возвращенного в срок подотчета 94 71
Сумма неизрасходованных подотчетных средств списана из зарплаты работника 70 94
Отражены суммы, по которым невозможно произвести удержание из зарплаты 73 94
Погашена задолженность сотрудником добровольно, либо согласно решению суда 50, 51 73
Долг по деньгам, полученным подотчет, прощен работнику 91 73
Удержан НДФЛ с суммы прощенного долга 70 68

Нормативное регулирование

Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У). Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст. 137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.

Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.

БУ. Погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой (Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, далее — Инструкция по применению плана счетов N 94н, План счетов 1С):

  • Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
Предлагаем ознакомиться  СРО ограничение по сумме договора, СРО лимит суммы

Как отразить удержание подотчетных сумм из зарплаты?

НУ. При удержании подотчетных сумм в налоговом учете дохода не возникает (п. 1 ст. 41 НК РФ).

НДФЛ и Страховые взносы. Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов.

Последствия невозврата

Подотчетные средства, которые подчиненный не вернул своевременно, следует отражать как его задолженность перед компанией до истечения срока исковой давности в соответствии со статьей 196 ГК РФ. Они не являются доходом работника и не подлежат обложению НДФЛ. НДФЛ следует исчислить и удержать в случаях:

  • прощения работнику долга по невозвращенным суммам;
  • истечения срока исковой давности по взысканию средств.

Но если подчиненный длительное время не возвращает неизрасходованные средства, не предоставляет документы, подтверждающие расходы, а компания не предпринимает никаких действий к взысканию долга сотрудника, то с большой долей вероятности проверяющие органы признают этот долг доходом работника и начислят НДФЛ (п. 8 письма ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Чтобы избежать претензий налоговиков, следует внимательно следить за правильностью ведения операций с работниками по выданным деньгам.

Учет в 1С

Как отразить удержание подотчетных сумм из зарплаты?

Шаг 1. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция.

В документе укажите:

  • от — дата удержания подотчетной суммы;
  • Дебет70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  • Кредит71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  • Сумма — неизрасходованный остаток подотчетных средств, в нашем примере 1 000 руб.

Шаг 2. Отразите удержание подотчетной суммы в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

Предлагаем ознакомиться  Может ли супруга претендовать на подаренную квартиру

Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить.

Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

В карточке Удержание укажите:

  • НаименованиеУдержание подотчетных сумм;
  • Сумма — сумма удержания, в нашем примере 1 000 руб.

Как отразить удержание подотчетных сумм из зарплаты?

В табличной части документа Начисление зарплатыпоявится новая графа Удержано.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.