Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

  • подразделение организационных вопросов (канцелярия);
  • кадровое подразделение;
  • департамент труда и заработной платы;
  • отдел экономического планирования, статистики и финансов;
  • департамент бухгалтерского учета и отчетности;
  • департамент налогового учета и декларирования;
  • отдел охраны труда;
  • производственно-технический отдел (ПТО);
  • другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01. Канцелярия

01-01

Устав ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 28

01-02

Коллективный договор ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 386

Присланные для сведения — до минования надобности

01-03

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

1 год

ст. 381

После замены новыми

01-04

Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

Постоянно

ст. 19

01-05

Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

5 лет

ст. 19

01-06

Протоколы совещаний у руководителя

Постоянно

ст. 18«е»

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

01-07

Номенклатура дел

Постоянно

ст. 157

Структурных подразделений — 3 года

Резерв

Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

07. Планирование, статистика и финансы

07-01

Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 196

07-02

Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

Постоянно

ст. 197

07-03

Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности

Постоянно

ст. 198

07-04

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности

Пока не исчезнет надобность

ст. 201

07-05

Индивидуальные планы работников

1 год

ст. 203

07-06

Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов

До минования надобности

ст. 338

07-07

Индивидуальные отчеты сотрудников

1 год

ст. 216

Резерв

Резерв

Предлагаем ознакомиться  Где можно подать документы на развод

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

02. Кадры

02-01

Штатное расписание

Постоянно

ст. 40

02-02

Личные дела работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

ст. 445

02-05

Графики предоставления отпусков

3 года

ст. 453

02-06

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

5 лет

ст. 457

02-07

Списки работников, ушедших на пенсию

5 лет

ст. 462 «ж»

02-08

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

3 года

ст. 434 «д»

02-09

Журнал регистрации трудовых договоров

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

ст. 463 «б»

Резерв

Резерв

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

03. Труд и заработная плата

03-01

Положение об оплате труда и премировании

Постоянно или 5 лет после замены новыми

ст. 294 «а»

03-02

Лицевые счета по заработной плате работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

ст. 296

03-03

Заявления о выплате материальной помощи

5 лет

ст. 298

03-04

Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

6 лет

ст. 295

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

03-05

Листки нетрудоспособности сотрудников

5 лет

ст. 618

03-06

Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

5 лет после исполнения

ст. 299

 

Резерв

Резерв

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

04. Налоговый учет и декларирование

04-01

Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

5 лет после замены новыми

ст. 267

04-02

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе

до минования надобности

ст. 24

04-03

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет

ст. 314

04-04

Счета-фактуры

5 лет (до 18.02.2020 было 4 года)

ст. 317

04-05

Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц

5 лет

ст. 311

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

04-06

Декларации (расчеты) по всем видам налогов

5 лет

ст. 310

04-07 

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

50 / 75 лет

ст. 308

04-08

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

6 лет

ст. 309

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

04-09

Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

5 лет

ст. 307

04-09

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

5 лет

ст. 305

04-10

Справки о доходах и суммах налога физлиц

5 лет

ст. 312

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Резерв

Резерв

Предлагаем ознакомиться  Если работодатель задерживает выплату зарплаты

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2019 — 2020)».

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

05. Бухгалтерский учет и отчетность

05-01

Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»

5 лет

ст. 267

После замены новыми

05-02

Годовой бухгалтерский отчет организации

Постоянно

ст. 268 «а»

05-03

Квартальные бухгалтерские отчеты организации

5 лет

ст. 268 «б»

05-04

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

5 лет

ст. 323

После выбытия ОС и НМА

05-05

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

5 лет

ст. 321

При условии проведения проверки 

05-06

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 лет

ст. 298

05-07

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет

ст. 277

При условии проведения проверки.

При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

05-08

Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц

5 лет

ст. 279

После увольнения (смены) материально-ответственного лица

05-09

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки)

5 лет

ст. 276

При условии проведения проверки

05-10

Кассовая книга ООО «Вираж»

5 лет

ст. 277

При условии проведения проверки.

При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

05-11

Главная книга ООО «Вираж»

5 лет

ст. 276

05-12

Карточки учета основных средств

До ликвидации организации

ст. 329 «а»

 

Резерв

Резерв

Предлагаем ознакомиться  Порядок переоформления прав на землю физическими лицами

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например,онюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

06. Охрана труда

06-01

Инструкции по технике безопасности и охране труда

постоянно

ст. 8 «а»

 

06-02

Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)

45 лет

ст. 407

При вредных и опасных условиях труда:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

06-03

Журналы, книги учета:

инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда

45 лет, ст. 423 «а»

5 лет, ст. 423 «б»

06-04

Журнал инструктажа по пожарной безопасности

3 года

ст. 613

06-05

Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

3 года

ст. 635

Резерв

Резерв

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 3 (например, журнал инструктажа по пожарной безопасности) до 45 лет (документы СОУТ). 

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 236, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 236, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

08. ПТО

08-01

08-02

Технологические карты

Постоянно

ст. 141

08-03

Технологические правила и предписания

До замены новыми

ст. 143

08-04

Технические условия технологического процесса

До ликвидации организации

ст. 145

08-05

Технологический паспорт

Пока существует надобность

ст. 197

08-06

Карта наладки инструмента

До замены новыми

ст. 213

Резерв

Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.