Что понимается под номенклатурой дел?

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организациям предоставлено право создавать архивы для хранения документов. Статья 17 данного Закона обязывает компании обеспечивать сохранность образовавшихся в деятельности организации документов, в том числе документов по личному составу.

Итак, номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и Основных правилах работы архивов организации (далее — Правила), одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В силу п. 3.4.4 Правил различают три вида номенклатур дел:

  • типовую (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом. В основном такие номенклатуры разработаны для организаций, финансируемых из бюджетов различных уровней);
  • примерную (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер);
  • индивидуальную (определяет состав дел для конкретной компании).

К сведению. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Номенклатура дел отдела кадров с чего начать

Сводная номенклатура дел, то есть номенклатура дел всей организации, составляется по установленной форме на общем бланке организации на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписанных их руководителями.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Поскольку нас интересует номенклатура дел кадрового подразделения, уделим особое внимание ее составлению.

Кто составляет

Реестр дел в организации имеет несколько уровней:

  • общий реестр всего юридического лица, в котором перечислены все дела всех подразделений. Если в компании нет сформированных отдельных подразделений, реестр формируется по направлениям деятельности;
  • реестры отдельных подразделений, в том числе кадровой службы.

Непосредственным ведением сводного реестра занимается специально назначенный сотрудник, в каждом отделе, службе, управлении организации назначаются ответственные за номенклатуру внутри этого подразделения.

Сводный реестр дел составляется на каждый календарный год и соответствует нормативным актам, актуальным на этот год, номенклатуру дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения утвердят до конца 2019 года, а вступит в силу она с 1 января.

Шаг 1. Заполняем графу 1 — «Индекс дела».

В эту графу вносится цифровое обозначение отдельного дела — его шифр.

Индекс состоит из двух или более групп цифр, разделенных дефисом. Первая группа цифр — это числовое обозначение подразделения, в котором ведется дело, вторая группа цифр — код самого дела. Если в рамках одного дела имеется более мелкое разделение, например, на тома дела, вводится третья группа цифр, которая обозначает том.

Например, шифр 01-07 обозначает:

  • 01 — это код кадровой службы в соответствии с принятой в организации системой обозначений;
  • 07 — номер дела «Трудовые договоры».

Номенклатура дел отдела кадров с чего начать

Чаще всего индекс формируется с использованием арабских цифр, но по желанию организации используются и римские цифры и буквенные обозначения.

Шаг 2. Заполняем графу 2 — «Заголовок дела».

Заголовок дела — это его название. Его формулируют емким и говорящим о составе хранящихся в нем документов, «Трудовые договоры» или «Приказы по личному составу» — хорошие наименования. А вот названий «Важное», «Срочное», «Переписка» и похожих на них следует избегать — они неинформативны и ничего не говорят о том, какие документы хранятся в делах.

Предлагаем ознакомиться  Если не убирают в подъезде куда жаловаться

Шаг 3. Заполняем графу 3 — «Количество единиц хранения».

Графа обозначает количество томов внутри одного дела, заполняется по окончании периода действия реестра — года, на который он принят, когда дела полностью сформированы.

Номенклатура дел отдела кадров с чего начать

Шаг 4. Заполняем графу 4 — «Срок хранения, № статей по Перечням».

Общие сроки хранения документов по личному составу определены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ и законами, которые вносили в него изменения, например законом № 43-ФЗ. Номенклатура дел по кадровому делопроизводству с изменениями 43-ФЗ должна учитывать установленные обновленные сроки хранения.

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 или Главархива СССР от 15.08.1988 утверждены перечни документов с указанием срока их хранения.

В графе реестра необходимо указать сам срок в годах, «постоянно» либо «до востребования» и сослаться на пункт перечня, которым этот срок определен.

Шаг 5. Заполняем графу 5 — «Примечания».

Графа предназначена для проставления важных отметок в течение действия сводного реестра дел: о выделении дел к уничтожению или о передаче дела в другую организацию.

Правила составления номенклатуры

Для того чтобы номенклатура дел отдела кадров была составлена качественно, в первую очередь необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности данного структурного подразделения. Кроме того, следует использовать описи дел постоянного и временного хранения, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения {amp}lt;1{amp}gt; (далее — Перечень), типовые и примерные номенклатуры дел.

Повторим, что номенклатура дел составляется по утвержденной форме (Приложение 8 к Правилам).

Итак, в номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

05-04, где 05 — индекс структурного подразделения, 04 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Если в кадровой службе несколько структур, индекс дела можно дополнить третьим цифровым обозначением. Например: 05-01-04, где 05 — индекс структурного подразделения (департамент, управление и т.п.

В графе 2 «Заголовок дела» отражаются сведения о видах документов, помещенных в дело. Пунктом 3.4.9 Правил рекомендовано вначале располагать заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Конечно, в настоящее время понятие «вышестоящая организация» в коммерции себя исчерпало, поэтому номенклатуру организации нужно начинать с внутренних руководящих документов. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

К сведению. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При этом в заголовке не допускается употребление неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Если дело содержит документы по одному вопросу, которые не связаны последовательностью в делопроизводстве, заголовок можно начать словом «Документы», а в скобках указать основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Документы о проведении научных конференций и симпозиумов ¦
¦ (планы, списки, доклады) ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Номенклатура дел отдела кадров с чего начать

В графе 3 цифрами указывается количество дел (томов, частей), образовавшихся в процессе делопроизводства за календарный год, поэтому она заполняется по его окончании.

Пример 1. В ООО «Июль» на конец апреля количество листов, помещенных в дело, превысило 220. Как быть, если документов будет больше 250?

Т. 1. 11.01 — 31.05.2011

Т. 2. 01.06 — 30.12.2011

Графа 4 «Срок хранения и N статей по Перечню» предназначена для внесения сведений о сроках хранения документов, помещенных в дело со ссылкой на конкретную статью Перечня, по которой определяется срок хранения.

Если в номенклатуру отдела кадров войдут заголовки дел, в которых хранятся документы, срок хранения которых не определен Перечнем, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией организации.

Предлагаем ознакомиться  Что нужно проверить при съеме квартиры

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки:

  • о заведении дел (отметка «заведено» — когда в деле появляется хотя бы один документ);
  • о переходящих делах (отметка «переходящее» — для дел, которые ведутся в течение нескольких лет. Например, личные дела, трудовые договоры и пр.);
  • о выделении дел к уничтожению;
  • о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (отдельно по делам постоянного и временного хранения). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего такую отметку, и расшифровкой его подписи.

Структура номенклатуры отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров с чего начать

Итак, общее представление о номенклатуре как о документе мы имеем. Теперь разберемся, в какой последовательности в ней размещаются дела.

Вначале уясним для себя, какие документы подлежат включению в номенклатуру (все документы, создаваемые отделом кадров и поступающие в него, учетные и регистрационные журналы, кроме печатной продукции).

Чтобы правильно составить номенклатуру, нужно знать правила формирования дел, так как именно они определяют состав документов и заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов зависит от важности документов, входящих в состав этих дел. Например, сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, а затем — остальные в порядке убывания сроков хранения документов.

Важный момент при формировании дела — сроки хранения документов, ведь в одном деле могут размещаться только документы с одинаковыми сроками хранения.

Обратите внимание! Временные сроки хранения документов применяются всеми организациями, при этом возможно их увеличение, но ни в коем случае не сокращение. Постоянный срок хранения применяется теми компаниями, документы которых поступают в архив на государственное или муниципальное хранение.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Если компания не является источником комплектования архивных учреждений, для них срок хранения документов, для которых Перечнем определен постоянный срок, составляет не менее 10 лет. Дальнейшее хранение определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.

Трудности с формированием дел и заголовков к ним

Поскольку кадровая служба не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов и они поступают в нее в основном в виде копий, такие документы формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, относящихся к ее компетенции, отдельным делом — приказы директора по основной деятельности.

Рассмотрим приказы, срок хранения которых подразделяется в зависимости от их вида:

  • по основной деятельности — постоянно (приказы, присланные для сведения, — до минования надобности);
  • по личному составу — 75 лет ЭПК.

Отметка «ЭПК», проставленная в Перечне, означает, что срок хранения конкретных документов окончательно не установлен и может быть увеличен экспертно-проверочной комиссией организации.

К сведению. Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся пять лет (п. «в» ст. 19 Перечня).

Отметка «До минования надобности» означает, что документ имеет практическое значение и может храниться до тех пор, пока в нем не отпадет надобность, но не менее года.

Перечень разделяет приказы по личному составу на две группы с разным сроком хранения:

  • приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 лет;
  • остальные приказы — 75 лет.

Получается, что приказы по личному составу должны быть сформированы в разные дела.

Пример 2. В организации приказы по личному составу распределены на два массива со сроками хранения 75 и 5 лет. Как сформулировать заголовки для таких дел?

Заголовки для приказов в номенклатуре могут быть сформулированы следующим образом:

  • «Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.)»;
  • «Приказы по личному составу (взыскания, очередные и учебные отпуска и др.)».
Предлагаем ознакомиться  Развод: с чего начинать бракоразводный процесс, как подать на развод, в какой суд обращаться

Номенклатура дел отдела кадров с чего начать

Трудовые договоры, как и соглашения и изменения к ним, являются важными кадровыми документами. Каким образом их следует формировать в дела? Если в организации ведутся личные дела, трудовые договоры помещаются в них. Если личные дела не ведутся, нужно сформировать отдельное дело с заголовком «Трудовые договоры и соглашения с работниками». Если работников в организации много, можно разделить трудовые договоры на несколько дел, например:

  • «Трудовые договоры и соглашения с работниками (А — О). Том 1»;
  • «Трудовые договоры и соглашения с работниками (П — Я). Том 2».

Помните, что дела с трудовыми договорами являются переходящими, о чем необходимо сделать пометку в графе «Примечание» номенклатуры.

Штатное расписание {amp}lt;2{amp}gt; считается важным организационным документом и утверждается руководителем компании. В связи с этим возникает вопрос о том, в какое дело его поместить. Следует ли отнести его к приказам по основной деятельности, ведь штатное расписание является приложением к приказу? Отвечаем.

Этот документ может быть помещен в дело, формируемое в службе делопроизводства с приказами по основной деятельности, и обычно отдел кадров получает штатное расписание в виде копии. Но отдел кадров постоянно работает со штатным расписанием, поэтому возможно его выделение в отдельное дело с заголовком «Штатное расписание и изменения к нему. Копии».

Личные карточки работников (форма N Т-2) являются основным учетным документом среди всех кадровых документов. Они составляют картотеку, оформляемую по алфавиту или структурным подразделениям (внутри также отсортированы по алфавиту). Заголовок для таких дел может быть следующим: «Личные карточки работников». Отметим, что в графе «Примечание» у таких дел нужно поставить отметку «Переходящее».

При увольнении работника в текущем календарном году его трудовой договор подлежит изъятию и помещению в дело «Трудовые договоры с уволенными работниками». С личными карточками уволенных поступают аналогично (их перемещают в дело «Личные карточки уволенных работников»).

Номенклатура дел отдела кадров с чего начать

Для наглядности приведем пример номенклатуры дел отдела кадров.

        Общество с ограниченной
ответственностью "Октябрь"
(ООО "Октябрь")
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
21.12.2010 1 УТВЕРЖДАЮ
----------- N ------- Директор ООО "Октябрь"
г. Нижний Новгород Конев Р.Д. Конев
--------------------- ------- -----------
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
2011 21.12.2010
На ----------- год ----------
Дата
Индекс
дела
 Заголовок дела
Кол-во 
ед. хр.
Срок хранения
и N статей по
Перечню
    Примечание     
  1   
       2       
   3   
      4      
         5         
                        03. Отдел кадров                        
03-01 
Законодательные
и нормативные
акты в сфере
трудовых
отношений.
Копии
До           
минования
надобности
03-02 
Приказы по     
основной
деятельности.
Копии
До           
минования
надобности
03-03 
Правила        
внутреннего
трудового
распорядка
1 год,       
ст. 773
После замены новыми
03-04 
Положение об   
отделе кадров
Постоянно,   
ст. 55
03-05 
Должностные    
инструкции
работников
75 лет,      
ст. 77
03-06 
Приказы по     
личному составу
(прием,
увольнение,
перевод и др.)
75 лет       
ЭПК,
п "б" ст. 19
03-07 
Приказы по     
личному составу

предоставлении
ежегодных и
учебных
отпусков,
взысканиях,
краткосрочных
командировках)
5 лет ЭПК,   
п. "б" (2)
ст. 19
03-08 
Штатное        
расписание и
изменения к
нему. Копия
До           
минования
надобности
03-09 
Трудовые       
договоры и
соглашения
75 лет ЭПК,  
ст. 657
03-10 
Трудовые       
договоры
уволенных
работников
75 лет ЭПК,  
ст. 657
...   
...            
...    
...          
...                
03-17 
Документы      
(анкеты,
резюме,
заявления и
др.) лиц, не
принятых на
работу
3 года,      
ст. 663
03-18 
Книга учета    
движения
трудовых книжек
и вкладышей в
них
75 лет,      
п. "в"
ст. 695
...   
...            
...    
...          
...                
03-26 
Протоколы      
заседания
аттестационной
комиссии
15 лет ЭПК,  
ст. 696
03-27 
Табели учета   
рабочего
времени
5 лет,       
ст. 586
...   
...            
...    
...          
...                
Начальник отдела
документационного обеспечения
Лукшева /А.Д. Лукшева/
19.12.2010
Начальник архива
Шлакова /Р.Л. Шлакова/
19.12.2010
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного
учреждения
18.12.2010 3 12.12.2010 18
от ----------- N ---------- от ---------- N -----------

Т.В.Шадрина

Эксперт журнала

бухгалтерский учет

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

и налогообложение»