Получение писем

  1. проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов;
  2. если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается;
  3. если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 — 3) минуты;
  4. если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;
  5. самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

  1. «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
  2. «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
  3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.

Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

Как правильно составить деловое письмо

  • бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
  • желательно, чтобы бланк делового письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;
  • служебные деловые письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
  • ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; текст печатается через полтора — два интервала; желательно избегать переноса слов;
  • в правом верхнем углу делового письма под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2007 года);
  • наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется деловое письмо проставляется на левой стороне листа;
  • ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например, «Уважаемый Иван Иванович»; после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
  • заканчивается деловое письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
  • подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, « С уважением…», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;
  • резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;
  • на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на деловое письмо — 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Виды деловых писем

Существуют правила, по которым пишется любое деловое письмо. Оформление этого документа начинается с продумывания его содержания. Информация в письме должна быть представлена четко и по делу, получатель должен понимать, что именно хотят до него донести, а автор – какого результата он желает добиться.

Как пишется деловое письмо? Алгоритм примерно следующий:

  • изучить вопрос;
  • создать проект письма;
  • согласовать проект;
  • подписать его;
  • зарегистрировать;
  • послать.

Содержание любого письма должно быть понятно адресату, поэтому важно наполнить его необходимой информацией. Составителю нужно хорошо владеть вопросом, о котором идет речь. Письма бывают простыми по содержанию и сложными. Первые, как правило, короткие и часто не требуют от получателя написания ответа.

  • Во вступительной части прописывают причину написания письма, дают ссылку на какие-то документы, которые имеют значение в контексте обсуждаемого вопроса. Кроме того, вступление содержит номер письма, дату написания, заголовок, наименование, в нем указывается автор.
  • Основная часть содержит ключевую информацию: суть событий, доказательства, аргументы.
  • Заключительная часть включает основные выводы, просьбы, вопросы, требования, предложения, напоминания и т.п.

Деловое письмо всегда имеет адресата. Обращаясь к нему, крайне важно учитывать:

  • его позицию в компании;
  • характер взаимоотношений;
  • официальный характер письма;
  • нормы делового этикета.

Именно официальный стиль оформления отличает деловое письмо. Обращение в нем располагается по центру. В конце письма обычно идет фраза вроде «Выражаю благодарность за….» или «В надежде на плодотворное сотрудничество…», после чего ставится подпись отправителя.

Письмо-ответ

При написании официального письма важно выдержать стиль. Деловое письмо нужно составлять с использованием соответствующей лексики и оборотов речи.

Следует помнить о следующих обстоятельствах:

  • обычно мы пишем деловое письмо компании в лице ее руководителя, отправителем также часто является юридическое лицо;
  • сотрудники в компаниях подчиняются определенному регламенту взаимоотношений и придерживаются субординации;
  • в деловой переписке обсуждаются рабочие вопросы;
  • документы, содержащие информацию, которая касается вопросов управления компанией, отправляются определенному адресату;
  • нередко могут возникать похожие рабочие ситуации.

Поэтому деловые письма:

  • имеют официальный обезличенный тон;
  • имеют конкретного адресата;
  • содержат актуальную достоверную на текущий момент информацию;
  • содержат исчерпывающую информацию, доказательства и аргументы.
  1. Начните с приветствия, это вежливо.
  2. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
  3. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
  4. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
    • Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
    • Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
    • Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
  5. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
  6. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенный и точный ответ.
  7. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
  8. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
  9. Цитируйте текст оригинального письма.
  10. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
  11. Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу.

Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Как написать деловое письмо - образец, пример, шаблон, бланк делового письма

Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо («На Ваше письмо от_______№__…»).

Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа.Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…», так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения.

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

К началу

Требования к деловым письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
  • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
  • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.
Предлагаем ознакомиться  Что значит снять квартиру с последующим выкупом

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

  • Цвет бумаги: белый.
  • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  • Дата оформления письма – это дата его подписания.
  • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  • Адресат – это организация, подразделение или человек.
  • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Что нужно помнить, составляя деловое письмо? Требования к таким письмам заключаются в следовании определенным стандартам:

  • лексика, морфология и синтаксис должны быть стандартными, содержать определенные обороты и термины;
  • эмоциональность и экспрессия исключены, основной тон – сдержанный и нейтральный;
  • четкость в передаче основной мысли, понятная манера изложения, логика в построении письма;
  • использование исключительно полезной информации, краткое ее изложение;
  • применение определенных языковых формул, используемых в подобных ситуациях;
  • использование специальной терминологии;
  • использование лексических и графических сокращений (ОАО, ЗАО, гр-н и т.д.);
  • употребление отглагольных существительных («оказать помощь», а не помочь);
  • использование простых распространенных предложений.

Знание подобных требований и стандартов пригодится не только при составлении деловых писем. Для написания хорошего коммерческого предложения тоже требуются определенные навыки. Как создать отличный оффер, можно узнать тут

Правила оформления делового электронного письма

Очевидно, сейчас деловые письма отправляются в основном по электронной почте. В принципе чтобы написать электронное деловое письмо, нужно следовать тем же требованиям, которые предъявляются и к обычным бумажным письмам.

  • Официально-деловой стиль. Нейтральный тон изложения информации, отсутствие эмоциональных и просторечных оборотов. Четкая структура и логика повествования. Краткое изложение фактов. Все лишнее и не несущее смысловой нагрузки должно отсекаться. Официальное деловое письмо должно содержать только ту информацию, которая относится к делу.
  • Следующий момент, на который нужно обратить внимание, составляя деловое письмо – тема. Она прописывается в обязательном порядке в специально отведенном для этого поле. Нужно сформулировать ее емко и кратко, так, чтобы читатель сразу понял, о чем пойдет речь. Обычно это предложение из 3-4 слов («Запрос коммерческого предложения», «Приглашение на конференцию «Инновации -2020» и т.п.). Тема в формате одного слова – плохое решение («Вопрос» или «Дополнения»). Она не отражает сути письма. Электронные сообщения можно отмечать флажками, если они содержат какую-то особо важную информацию.
  • Для электронных писем обычно используют шрифты Arial или Times New Roman среднего размера (например, 3). Применять Caps Lock или восклицательные знаки в деловых письмах недопустимо – как уже говорилось выше, тон должен быть нейтральным. По этой же причине нельзя использовать смайлы, необычные шрифты, яркие цвета. Иногда есть необходимость выделить какие-то отдельные части текста – для этого можно использовать курсив или жирный шрифт, однако такой прием применяется очень дозированно.

    Читайте нашу статью «Как найти бизнес-идею: топовые рекомендации и советы».

  • Допустимо использовать подзаголовки, если необходимо отделить части письма, но важно, чтобы их было не более 3-4.
  • Разбивая текст на абзацы, важно не делать их чересчур длинными – максимум 4 строки. Если их больше, это может вызвать трудности с восприятием написанного.
  • Если в тексте имеется какой-то список или перечисление, лучше использовать маркеры.
  • Наличие фирменного шаблона для электронных писем сделает сообщения узнаваемыми. Такой шаблон должен хорошо читаться как с обычного монитора, так и мобильного телефона. Он должен быть уникальным, но не слишком креативным: переписка все-таки носит официально-деловой характер.
  • Если есть необходимость отправить вместе с письмом какой-то файл, не стоит вставлять его прямо в тело письма. Часто графические файлы отражаются некорректно, либо их вовсе невозможно посмотреть. Лучше прикрепить его отдельно – это надежнее. Можно дополнительно сообщить, что нужные файлы прикреплены к письму.
  • Гиперссылки должны быть синего цвета с нижним подчеркиванием.
  • Любое деловое письмо (партнеру, коллеге, клиенту), даже если это претензия, жалоба или, напротив, благодарность, должно быть написано сухим официальным тоном. Здесь неуместно выражать эмоции. Важно описать суть проблемы, четко прописать все вводные данные, привести доказательства и аргументы, внести предложения или выдвинуть требования – и все это сдержанно и нейтрально.
  • Деловая электронная переписка допускает использование сокращений и аббревиатур, если их применение считается нормой в конкретной сфере деятельности. Важно, чтобы получатель письма понял, о чем идет речь, чтобы у него не возникло трудностей при прочтении сокращений. Если есть вероятность, что их могут не понять, лучше писать слова полностью.
  • Важно поприветствовать собеседника. Идеальный вариант – «Здравствуйте, …. (Имя)». Следует обращаться по имени, как в начале письма, так и далее в тексте, если это уместно. В случае если письмо отправляется незнакомому человеку, следует написать, откуда вы узнали его адрес.
  • Правильное деловое письмо должно быть по возможности кратким. Деловая переписка не предусматривает длинных рассуждений, важно уместить суть дела в несколько абзацев. Будет отлично, если электронное письмо поместится на экране, его не придется прокручивать, чтобы дочитать до конца. Правильное деловое письмо
  • Ответ на деловое письмо должен осуществляться через специальную кнопку «Ответить», которая присутствует в любом почтовом сервисе. Благодаря этому в письме сохранится вся история переписки, и собеседник сразу вспомнит, о чем шла речь в предыдущих сообщениях, даже если общение велось довольно давно. Кнопка «написать письмо» не предоставит такой возможности, и нить разговора может быть упущена. Получатель может не понять, кто ему пишет, что от него хотят. Чтобы это выяснить, придется совершать дополнительные действия, а это мало кому понравится. Скорее всего, такое письмо просто останется без ответа. Поэтому лучше не рисковать и воспользоваться возможностями, которые предоставляет электронная переписка.
  • Если это уместно, выразите собеседнику благодарность за оказанную помощь или быстрый ответ. Эта мелочь продемонстрирует хорошие манеры и уважение к партнеру или клиенту, ему будет приятно.
  • Важно всегда сохранять хладнокровие и быть сдержанным. Бывает, что коллега, партнер или клиент ведет себя в переписке неподобающе, позволяет себе хамство или выражает крайнюю степень неудовлетворенности вашей работой. В этот момент хочется ответить тем же, однако это неправильно. Нужно всегда сохранять нейтральный тон.
  • Желательно отвечать на электронные письма быстро, в течение нескольких часов, оптимальный срок – не более 48 часов. Дольше уже не совсем этично и достаточно некомфортно для человека, ожидающего письмо. Можно подумать, что собеседник игнорирует отправителя или попросту забыл о нем, что можно воспринять как неуважение. Если сразу ответить нет возможности, допустим, решение вопроса зависит от кого-то еще и нужно время, чтобы получить его разрешение, следует написать об этом собеседнику. Он поймет, что его вопрос находится на рассмотрении, решение требует времени, поэтому необходимо подождать.
  • В заключении стоит написать что-то вроде «С уважением». Это стандартный шаблон, который используется чаще всего и воспринимается как неотъемлемая часть деловой переписки. Составляя деловое письмо, фразы типа «В надежде на взаимовыгодное сотрудничество» или «Заранее благодарю за ответ» лучше не использовать, они могут поставить человека в неловкое положение. В самом конце письма нужно указать свое имя, должность и компанию, контактный номер телефона.
  • Что касается времени отправки, то лучше делать это в рабочее время – так, чтобы собеседник мог прочитать письмо сразу после получение или хотя бы в течение дня. Посылать письма в праздничные дни, в выходные или поздно вечером не стоит – это не корректно.
  • Составляя деловое письмо, ошибки допускать нельзя. Нужно прочитать весь текст письма перед тем, как отправить его, и убедиться, что опечатки отсутствуют, грамматическая и пунктуационная составляющая в порядке, а изложенное будет понятно адресату. Важно проверить, нет ли ошибок в адресе получателя.
  1. Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
  2. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
  3. Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под

Деловое письмо должно иметь четкую структуру, преимущества которой:

  • экономия Вашего времени и времени адресата;
  • гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
  • получение вразумительного, четкого ответа.

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

  1. БланкДеловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
    • название организации;
    • физический адрес организации;
    • телефон и факс;
    • web-сайт и e-mail.

    Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

  2. ПоляДеловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
  3. Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.Пример:Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
  4. Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.Пример:

    Генеральному директору
    ООО «Конкорд»
    Добровольскому П.И.
    Уважаемый Павел Ильич!

  5. Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
  6. Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
  7. Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
  8. Приложения. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
    1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
    2. счёт-фактуры. С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н.К.

    К началу

Вложения

  1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
  2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
  3. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.
Предлагаем ознакомиться  Как и куда пожаловаться на следственный комитет

Как оформить деловое письмо на английском языке

Мы выяснили, как писать деловое письмо на русском. А как обстоят дела с написанием писем для иностранных компаний?

1. Дата

В США существует своя форма написания даты: сначала идет месяц, потом число, потом год (9 октября 2019 года будет выглядеть так – 10.09.19).В Британии дата пишется так же, как в России, однако месяц все лучше писать буквами, а не цифрами, во избежание неразберихи.

2. Деловое письмо: реквизиты получателя

  • Обращение к мужчине выглядит так: Mr (далее идет фамилия).
  • Обращение к замужней женщине: Mrs (далее идет фамилия).
  • Обращение к незамужней женщине: Miss (далее идет фамилия).
  • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

3. Адрес получателя

Для писем, которые отправляются в США, установлен следующий порядок написания адреса: номер офиса, номер дома, название улицы, индекс, название штата. На письмах, отсылаемых в Великобританию, нужно указать название графства и страны.

4. Обращение к получателю

Обычно это:

  • Dear Madam.
  • Dear Sir.
  • Dear Sir or Madam.
  • Dear Mrs.

В письмах, которые отправляются в Соединенные Штаты, после обращения нужно ставить двоеточие. А если письмо посылается в Великобританию – запятую. Восклицательный знак в данном случае не используется.

5. Тема письма

В деловых письмах обязательно нужно указывать его тему, чтобы получатель сразу понял, о чем пойдет речь.

6. Построение текста

Для удобства чтения нужно делить текст на части, делать абзацы. Иногда можно писать все предложения с новой строки.

Какие деловые письма отправляют чаще всего

Читайте нашу статью «Бизнес-идеи для маленького города: секреты поиска и успешной реализации».

7. Прощание

Оно должно соответствовать стилю переписки, степень официальности определяется общим характером написанного. Если вы пишете довольно строгое деловое письмо, пример прощания может быть таким: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly…» (Благодарю Вас, преданный Вам….).

8. Оформление подписи

Тут все стандартно: после прощания идет указание имени, фамилии, должности и места работы, потом следует подпись.

9. Оформление приложений

Если к письму прикладываются какие-то документы, в его конце необходимо указать «Enc.» и перечислить приложения.

10. В каких случаях используются заглавные буквы

  • Фамилии и инициалы.
  • Наименования компаний.
  • Наименования городов, штатов и так далее.
  • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность.
  • Первые слова в прощании.
  • Вступительные обращения.

Этические нормы деловой переписки

Составляя деловое письмо, правила написания которого довольно понятны и просты, не следует забывать, что его получит человек, которому не хочется тратить много времени на прочтение и попытки разобраться в написанном. Как написать деловое письмо, чтобы не вызвать недовольство получателя? Важно избегать распространенных ошибок.

1. Использование неуместных шрифтов, шаблонов, фонов и подписей

использовать белый фон, средний размер шрифта черного цвета, в конце указывать имя, должность, название компании, все контактные данные. Использовать в деловой переписке необычные шрифты и яркие цвета для фона и текста неуместно. Курсив и жирный шрифт допустимо применять в ряде случаев, но нечасто.

2. Пометка «Срочно» и тема письма

Деловое письмо-приглашение

Нельзя забывать о теме, когда вы пишете деловое письмо. Нормы делового письма предусматривают краткое указание тематики. Получателю это сильно упрощает рабочий процесс: во-первых, он сразу понимает, что увидит в сообщении, а во-вторых, при необходимости его будет легче найти среди сотен других писем.

Формулировать тему документа нужно кратко, она должна быть емкой и отражать суть содержимого. Одно слово вроде «Предложение» вряд ли даст получателю представление о теме письма, поэтому важно использовать 3-4 слова, к примеру, «Предложение о сотрудничестве от компании «Ритм»».

Бывает, что в процессе переписки с клиентом тема письма меняется: сначала обсуждалось одно, но в итоге было принято решение работать над другим проектом. В этом случае не стоит менять тему, лучше просто создать новую цепочку писем, разделив разные направления деятельности в переписке.

Не стоит злоупотреблять флажком, который обозначает срочность вопроса. Его нужно ставить только на те письма, которые содержат вопросы, требующие быстрого решения.

3. Цитирование

Цитирование не принято использовать в деловой переписке, по крайней мере в том виде, в каком оно используется в неофициальном общении. Если необходимо сослаться на какую-то информацию, можно сделать ссылку на соответствующий документ или прикрепить его как дополнительный файл (в электронном письме) либо сделать приложение (в традиционной переписке).

4. Обращение на «Вы»

Как обращаться к собеседнику, составляя деловое письмо? Типы этих писем, коих немало, диктуют применять разный подход к этому вопросу. Обращение на «Вы» допустимо в официальных письмах, таких как, к примеру, приглашение или благодарность. В повседневной переписке использовать такое обращение не стоит, это абсолютно неуместно и порой даже нелепо. Правильнее писать «вы» с маленькой буквы.

5. Ответ на письма

Выше уже говорилось, что максимально комфортный для отправителя срок ожидания ответа составляет два дня. Поэтому стоит очень внимательно относиться к своей переписке и не откладывать составление письма в долгий ящик. Забывая ответить на письмо, мы демонстрируем неуважение к коллеге или партнеру, невнимательность, пренебрежение своими обязанностями.

Даже если в данный момент по существу ответить нечего, следует сообщить об этом собеседнику. Он увидит, что его послание было прочитано и принято к сведению. Если вы знаете, что в ближайшие дни вас не будет на рабочем месте, имеет смыл настроить в почте автоответ, в котором будет указано, что в данный момент письмо не может быть прочитано.

Можно указать контакты коллег, которые смогут сориентировать по срочным вопросам. Не отвеченные письма скрываются в куче бумаг или других электронных писем, что затрудняет их последующий поиск и ведение дел в целом. Необходимо по возможности сразу давать ответ, структурируя и облегчая свою работу таким образом.

Некоторым людям сложно отказывать другим, поэтому они предпочитают вовсе не отвечать, однако это очень некрасиво по отношению к собеседнику, который вынужден теряться в догадках относительно своего письма. Лучше один раз сказать «нет», чем заставлять собеседника ждать и надеяться.

Читайте нашу статью «Каким бизнесом заняться: самые ходовые идеи и прибыльные направления».

6. Поток мыслей

Как писать деловое письмо, если вопросов накопилось слишком много? Мы уже не раз говорили о том, что краткость в деловой переписке – одно из главных достоинств. И лучше освещать в одном письме какой-то один конкретный вопрос. Однако бывает так, что нужно уместить в одно письмо информацию сразу по нескольким аспектам работы.

Чтобы получатель смог прочитать все написанное, не упустив ни одного важного момента, нужно выделять ключевые элементы разными способами: абзацами, номерами, специальными маркерами. Письмо должно быть структурированно, мысли поданы в нем ясно, без лишних деталей. Долгим пространным рассуждениям не место в деловой переписке.

Предлагаем ознакомиться  Доверенность налицо оформляющее субсидию

7. Название почтового ящика должно быть уместным

Если вы в молодости создали ящик с названием «prosto_vasya» и благополучно его использовали в личных целях, для рабочей переписки лучше завести новый. Название почтового ящика – это ваше электронное имя. Оно должно быть более официальным и иметь деловой характер. Как правило, устраиваясь на работу в компанию, человек получает новый адрес корпоративной почты и не имеет проблем в этом плане. А вот люди, работающие на удаленке, нередко забывают об этом аспекте своей деятельности и часто представляют себя в невыгодном свете.

8. Неправильное обращение

Составляя деловое письмо, начало документа нужно оформлять определенным образом. Сперва идет обращение к конкретному получателю или группе лиц, которые отвечают за адресованные им вопросы. Нередко люди не указывают имя человека, к которому обращаются, и это неправильно. Иногда это вводит получателя в заблуждение. Чтобы этого не произошло, нужно указывать всех поименно.

Казалось бы, очевидно, однако стоит напомнить, что нужно тщательно проверять грамматику и пунктуацию перед отправкой письма. Посмотрите, не перепутали ли вы имена, не сделали ли ошибку в написании имени, правильно ли расставили запятые при обращении. Случайная опечатка может создать о вас негативное впечатление.

9. Время отправки писем

Письма следует отправлять исключительно в рабочее время. В противном случае можно создать определенные неудобства получателю:

  • звуковое оповещение может помешать ему во время отдыха;
  • письмо, пришедшее в неурочный час, может вызвать раздражение, ведь многие находят это неприемлемым;
  • письмо, отправленное, допустим, в выходные, может просто потеряться среди множества других писем.

Если вы написали сообщение поздно вечером в пятницу и боитесь забыть отправить его вовремя утром в понедельник, просто настройте автоматическую отправку в определенный день и час. В настройки всегда можно внести правки.

10. Не нужно писать отдельное письмо, чтобы сказать «спасибо» или «пожалуйста»

Если вы получили полезное деловое письмо, «спасибо» говорить совсем необязательно. Точнее посылать целое письмо ради одного слова благодарности не нужно. Этим вы отвлекаете собеседника: ему приходится открывать ваше сообщение, тратя на это какое-то время. Кроме того, этим действием вы заполняете паку «Входящие» в его почте в его почте, что затрудняет поиск нужной информации в ней. Если есть желание поблагодарить за что-то, лучше сделать это в следующем полноценном письме.

11. Отсутствие приветствия

Как правильно составить деловое письмо

Любое письмо, деловое оно или личное, нужно начинать с приветствия. Это элементарное правило вежливости, о котором никогда не надо забывать. Конечно, нет смысла здороваться каждый раз, набирая сообщение, если вы ведете переписку в течение дня. Это нужно сделать один раз – посылая первое письмо или отвечая на первое сообщение собеседника.

12. Забудьте про «Доброе время суток»

Эта фраза, которая была в ходу лет пятнадцать назад, сегодня способна вызвать лишь недоумение. Обычные «Здравствуйте» или «Добрый день» будут куда уместнее независимо от того, когда получатель откроет письмо.

13. Сокращения и односложные ответы

Создавая деловое письмо, составление которого предполагает использование сокращений и аббревиатур, подумайте, насколько они уместны в конкретном случае. Их употребление допускается, если это в принципе распространено в вашей сфере, и собеседник совершенно точно поймет, что вы хотели сказать. В противном случае, лучше перестраховаться и писать слова полностью, чтобы не ставить получателя письма в неловкую ситуацию, и не тратить собственное время на последующую расшифровку написанного.

14. В деловой переписке юмору не место

Если мы говорим о строгой деловой переписке, то она исключает шутки и всевозможные метафоричные высказывания. Информация излагается в официальном стиле, четко и по делу.

15. Неуместное использование восклицательных знаков

Нет ситуации, в которой бы имело смысл поставить восклицательный знак вместо точки в официальном деловом письме. Его место – в художественных произведениях, которые передают всю палитру человеческих чувств и требуют использования всех возможностей письменного языка.

Требования к деловым письмам

16. Caps Lock

Заглавные буквы используются только в начале предложения. Caps Lock всегда ассоциируется с криком, поэтому его использование в деловой переписке неуместно, ведь, как мы помним, она всегда имеет нейтральный тон.

17. Фраза «Заранее благодарю за ответ»

Писать «Заранее благодарю за ответ» не стоит. Это нельзя назвать каким-то страшным нарушением правил деловой переписки, однако такая фраза может восприниматься как своего рода манипуляция. Вы ставите человека в заведомо неловкое положение, заставляя его немедленно заняться вашим вопросом. Если вопрос требует срочного решения, лучше понятно и подробно описать собеседнику проблему и попросить о ее решении.

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени.

Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».

Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата.

Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: «Уважаемый товарищ полковник», даже если этот полковник – женщина. А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Генеральному директоруООО «Конкорд»Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!илиУважаемый господин Добровольский!

Преамбула

Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

Основной текст

Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей.

Заключение

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Подпись

Письмо завершается подписью (должность ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта.

Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Пример: С уважением,Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.

Постскриптум

Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи — довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!

Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

К началу

Стандартные фразы деловой переписки

Интерпретация действий другой стороны

  1. От третьего лица единственного числа, например:
    • Завод «Заря» не возражает…
    • Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает…
    • Кооператив «Наив» гарантирует…
  2. От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят…
  3. От первого лица множественного числа:
    • Просим…
    • Подтверждаем…
    • Сообщаем…
  1. От первого лица единственного числа, например:
    • Довожу до Вашего сведения…
    • Прошу…
    • Ставлю Вас в известность…
  2. От первого лица множественного числа, например:
    • Одобряем…
    • Мы получили Вашу телеграмму…
    • Поздравляем…
    • Поддерживаем…
  • Такая задержка может привести…
  • Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
  • Данные Вами обещания не выполняются.

Подтверждение

  • С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
  • Подтверждаем получение спецификаций на…
  • Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования…

Правила оформления делового электронного письма

Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…)».

При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть.

Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

К началу

Приглашение

  • Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта…
  • Просим принять участие в обсуждении проблемы…
  • Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…

Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки.

Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.

Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии.

В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.

Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.

Личное приглашение

Массовое приглашение

К началу